Come organizzare un hackathon online: durata, canali e consegne.

Conviene in tre casi:

• quando chi partecipa studia o lavora e non può fermarsi due giorni;
• quando le persone sono in città o sedi diverse;
• quando ti serve un lavoro più curato di quello che nasce in una notte.

Spariscono sala, cibo e viaggi, e partecipa anche chi non può spostarsi.

Conviene meno se vuoi far conoscere tra loro le persone di una stessa sede o ti serve un evento da raccontare. In quel caso valuta il formato ibrido: lavoro online e finale in presenza.

Più di un evento in presenza, perché le persone lavorano tra un impegno e l'altro. La durata giusta dipende da chi partecipa:

Decidi in base al tempo che le persone hanno davvero, non a una durata standard. Se ti servono solo idee e non prototipi, basta un formato breve. Con gli studenti scegli la finestra tra due sessioni d'esame, sul calendario dell'ateneo. Il piano di esempio in fondo alla pagina usa 3 settimane di lavoro: sostituisci la durata con la tua.

Se tutto passa da un solo canale, gli annunci si perdono tra le domande. Conviene tenere quattro spazi separati:

1. Annunci: scrive solo chi organizza. Scadenze, cambi, promemoria.
2. Domande e risposte: aperto a tutti. Rispondi qui e non in privato, così tutti ricevono la stessa risposta. In una challenge di selezione è una questione di equità.
3. Coordinamento dei team: lo spazio in cui ogni team si organizza.
4. Risorse: brief, dati, modelli, contatti dei mentor.

I mentor lavorano a turni, pubblicati negli annunci con orari e nomi. Prevedi più turni di ricevimento e un punto della situazione a metà evento, per trovare i blocchi prima della consegna. Negli ultimi giorni rafforza il supporto: arrivano le domande su formato e file.

Decidilo nel regolamento prima di aprire le iscrizioni: ci si iscrive già in team, da soli, oppure i team si formano nei primi giorni. Online conoscersi è difficile: senza un momento dedicato, chi arriva da solo resta da solo.

• Apertura con presentazioni brevi. Chi ha un'idea o cerca compagni si presenta in un minuto. Poi le persone si dividono in stanze separate per tema.
• Proposte scritte prima. Fai leggere le proposte in anticipo. Ognuno sceglie un solo progetto. Poi tu sposti qualche persona per bilanciare i team. Se dai più voti a testa, rischi di scegliere progetti che nessuno ha davvero voglia di fare.
• Una scadenza per i team, per esempio la fine del terzo giorno. Dopo, chi è da solo lavora da solo o entra in un team con un posto libero.

Su MARA si partecipa da soli o in team. MARA non abbina le persone: come si formano i team lo stabiliscono le regole della challenge, decise da chi organizza. In una challenge di selezione a team chiedi una nota sul contributo di ciascuno (vedi i criteri di valutazione).

Fai una simulazione completa del percorso del partecipante fino alla consegna e lascia il tempo per correggere quello che non va. Nel piano di esempio qui sotto la prova è 2 settimane prima. Falla con un account di prova e con una persona che non ha preparato l'evento:

• Percorso: prova iscrizione, ingresso, brief, team e caricamento di una consegna di prova.
• Accessi: verifica che link, file e dati si aprano da reti aziendali, reti universitarie e telefono.
• Videochiamata: verifica che regga il numero di persone previsto all'apertura.
• Dati personali: verifica che ogni strumento rispetti il GDPR. Elenca gli strumenti che trattano dati dei partecipanti (piattaforma, videochiamate, chat, moduli) e i loro fornitori, poi verifica con un consulente o con il responsabile della protezione dei dati.

• Data, ora e fuso in ogni scadenza: "venerdì 20 novembre, ore 18:00, ora italiana (CET)". In Italia l'ora cambia l'ultima domenica di marzo e di ottobre: se la challenge attraversa il cambio, scrivi CET o CEST.
• Niente notti in bianco. L'online non le richiede: fissa orari che le persone possono rispettare dormendo.
• Scadenza in un orario presidiato. Aspettati che molte consegne arrivino nelle ultime ore. Metti la scadenza quando qualcuno del tuo team è online, per esempio alle 18:00 di un giorno feriale, non a mezzanotte.
• Dipendenti: lavoro e consegna in orario di lavoro, rispettando i turni di chi non lavora dal lunedì al venerdì.
• Studenti: spesso lavorano la sera e nel weekend, quindi prevedi un turno dei mentor in quelle fasce.

Parti dalle consegne che vuoi e calcola a ritroso:

iscritti necessari = consegne che vuoi ÷ quota di iscritti che ha consegnato l'ultima volta

La quota è quella della tua edizione precedente: consegne diviso iscritti. Usa il tuo dato, non una media presa altrove: dipendenti, studenti e candidati non si comportano allo stesso modo.

Per i momenti dal vivo, come la videochiamata di apertura o una finale, fai lo stesso calcolo con la quota di iscritti che si è collegata l'ultima volta. Non usarla per stimare le consegne: collegarsi e consegnare sono due cose diverse.

Esempio con numeri di fantasia, da sostituire con i tuoi. L'ultima volta si sono iscritte 120 persone e sono arrivate 30 consegne: il 25%. Per 40 consegne servono 160 iscritti. Se all'apertura si collega il 70% degli iscritti, in videochiamata avrai circa 112 persone.

Se è la prima edizione non hai una quota tua. Fissa un numero minimo di iscritti e una data entro cui decidere se rinviare o allargare la promozione. A fine evento salva iscritti e consegne: su MARA lista dei partecipanti e consegne si esportano in Excel o ZIP.

Gran parte del lavoro arriva negli ultimi giorni, e spesso anche chi consegna prima continua a modificare fino all'ultimo. Organizza la chiusura così:

1. Promemoria: negli annunci una settimana, due giorni e tre ore prima.
2. Regola sui ritardi: già scritta nel regolamento, uguale per tutti.
3. Verifica di ammissibilità: la consegna rispetta regole e formato? Calcola le ore e mettile in calendario subito dopo la scadenza: ore di verifica = consegne × minuti a consegna ÷ 60. Esempio con valori da sostituire: 40 consegne × 4 minuti = 160 minuti, cioè 2 ore e 40 minuti. Misura i tuoi minuti su una consegna di prova.
4. Giuria: calcola il tempo di ogni giudice con la formula della guida alla giuria. Se le consegne sono tante, prevedi una rosa dei finalisti e una finestra di valutazione con date precise.
5. Vincitori: a una data annunciata in anticipo, con un riscontro a ogni team sui criteri e un certificato per chi ha consegnato.

È un esempio: copia la tabella e sostituisci tempi, giorni e nomi con i tuoi. Nell'esempio la promozione parte 6 settimane prima dell'avvio.

MARA è un software con AI per creare e gestire challenge pratiche, compresi gli hackathon.

• Builder: descrivi il problema e MARA AI scrive brief, regole, criteri, consegne e calendario. Modifichi tutto e niente va online finché non approvi.
• Accesso: puoi pubblicare la challenge per la community di studenti MARA, in crescita con le università partner, oppure tenerla chiusa: riservata agli studenti di un ateneo, che entrano con l'email universitaria, o a chi riceve il link privato. Da soli o in team.
• Durante: workspace, annunci, domande e risposte per ogni challenge, consegne in un unico posto.
• Dopo: lista dei partecipanti con gli stati decisi dalle tue persone, riscontro individuale che puoi mandare a chi ha consegnato, esportazione in Excel o ZIP. Ogni persona che consegna riceve certificato verificabile e portfolio.

Valutano le tue persone, sui criteri fissati prima di pubblicare: i giudici entrano nel workspace, vedono le consegne e aggiornano gli stati. MARA non dà punteggi e non fa classifiche. Una challenge pubblica è visibile alla community di studenti MARA, in aggiunta ai tuoi canali. Per apertura e premiazione dal vivo prevedi uno strumento di videochiamata.

Paghi l'abbonamento solo quando una challenge è online: Launch 67 € al mese per 1 challenge online, Growth 109 € al mese per 3 challenge online insieme. Le bozze sono gratis e illimitate. Prezzi IVA esclusa, nessun costo di pubblicazione né per partecipante. Le altre voci sono in quanto costa un hackathon.

Un esempio reale: H-ACK "Robots in Action" di H-FARM, hackathon di 24 ore dell'11 e 12 aprile 2026, si è svolto interamente su MARA: 157 partecipanti, 30 team, 6 giudici (fonte: articolo di H-FARM College). I partecipanti hanno collaborato, organizzato il lavoro e consegnato i progetti dentro MARA. Leggi il caso o torna alla home.

• H-FARM College, "Oltre il CV: MARA, la piattaforma nata dalle challenge di H-FARM College" (numeri di H-ACK). college.h-farm.com