Checklist per organizzare un hackathon, settimana per settimana.
Per organizzare un hackathon di 24-48 ore servono circa 8 settimane. Le prime tre vanno a obiettivo, brief e regole, le successive a giuria, promozione e iscrizioni, l'ultima alla logistica. Poi vengono il giorno dell'evento e il seguito.
Questa checklist mette ogni attività nella sua settimana e indica chi se ne occupa. Stampala o copiala nel tuo strumento di lavoro. I ruoli sono tre: organizzazione (chi decide e coordina), giuria (chi valuta), comunicazione (chi promuove e racconta). Per il perché di ogni passaggio leggi la guida passo passo. Gli altri modelli da copiare sono in risorse.
Come si usa questa checklist?
Assegna ogni voce a una persona con nome e cognome, non a un ruolo generico. Riguarda la lista all'inizio di ogni settimana e sposta subito le voci in ritardo. Le voci segnate con due ruoli richiedono che le persone si parlino: per esempio i criteri li scrive chi organizza, ma la giuria deve leggerli e accettarli prima della pubblicazione.
Cosa fare se hai solo 4 settimane?
Un hackathon interno con pochi team si prepara anche in 3-4 settimane. Tieni tutte le voci e accorpa le settimane:
- Settimana 1: obiettivo, formato, budget, tema, brief, criteri, regolamento, giuria.
- Settimana 2: pubblicazione, iscrizioni, annuncio interno.
- Settimana 3: team, materiali, mentor, briefing con la giuria.
- Settimana 4: logistica, promemoria, evento.
La voce da non comprimere è il regolamento: lascia al consulente il tempo di leggerlo.
Cosa fare 8 settimane prima?
- Obiettivo in una frase e numero per misurarlo (organizzazione)
- Formato: in presenza, online, ibrido o interno (organizzazione)
- Data, durata e numero di partecipanti previsto (organizzazione)
- Consegne che vuoi ricevere e iscrizioni da accettare, calcolate a ritroso (organizzazione)
- Budget per voce di costo, con il calcolo dei costi (organizzazione)
- Referente del seguito: chi porterà avanti la proposta vincente (organizzazione)
Per il calcolo: iscrizioni da accettare = posti ÷ quota di chi si presenta. Esempio, con valori da sostituire: 60 posti e due presenti su tre all'ultima edizione danno 90 iscrizioni. Per la quota di chi consegna usa la tua edizione precedente; alla prima edizione misura entrambe le quote.
Cosa fare 7 settimane prima?
- Tema e domanda per i team, scelti anche tra i temi di esempio (organizzazione)
- Brief: situazione, problema, vincoli, materiali, consegna (organizzazione)
- Dati e materiali da dare ai team, già ripuliti (organizzazione)
- Primi contatti con giudici e mentor (organizzazione)
Cosa fare 6 settimane prima?
- Da 3 a 5 criteri di valutazione con pesi e scala (organizzazione, giuria)
- Regolamento compilato e mandato al consulente (organizzazione)
- Premio deciso e scritto nelle regole (organizzazione)
- Giuria confermata prima di aprire le iscrizioni, da 3 a 7 persone (organizzazione, giuria)
Cosa fare 5 settimane prima?
- Pagina dell'evento o challenge pubblicata con brief, regole, criteri e calendario (organizzazione)
- FAQ per chi partecipa pubblicate con la pagina: posso iscrivermi da solo, si paga, posso usare l'AI, di chi è il mio lavoro, ricevo un riscontro, cosa ricevo se non vinco (comunicazione)
- Modulo di iscrizione con: primo hackathon sì o no, profilo, esigenze alimentari e di accessibilità (organizzazione)
- Iscrizioni aperte (organizzazione)
- Piano di promozione: canali, date, messaggi; idee nella guida su come promuovere un hackathon (comunicazione)
- Materiali grafici e testi per i canali (comunicazione)
Cosa fare 4 e 3 settimane prima?
- Promozione attiva: post, newsletter, contatti con atenei o reparti (comunicazione)
- Controllo delle iscrizioni ogni settimana (organizzazione)
- Sollecito ai canali che portano meno iscritti (comunicazione)
- Mentor confermati, con turni, al più tardi 3 settimane prima (organizzazione)
- Domande nuove arrivate in queste settimane aggiunte alle FAQ (comunicazione)
- Consegna del premio organizzata: chi, quando, come (organizzazione)
Cosa fare 2 settimane prima?
- Chiusura delle iscrizioni (organizzazione)
- Verifica di ammissibilità: chi non rispetta i requisiti del regolamento viene avvisato subito (organizzazione)
- Formazione o conferma dei team (organizzazione)
- Email di preparazione: programma, materiali, risorse e strumenti da installare o provare prima (comunicazione)
- Brief, criteri e scheda di valutazione inviati alla giuria (organizzazione, giuria)
Cosa fare 1 settimana prima?
- Logistica: spazio, connessione, prese, cibo, oppure ambiente online pronto (organizzazione)
- Programma minuto per minuto del giorno dell'evento, con l'orario di fine (organizzazione)
- Briefing con giuria e mentor: criteri, scala, conflitti di interesse, regola per i pareggi (organizzazione, giuria)
- Promemoria ai partecipanti (comunicazione)
- Email del giorno prima pronta, con il modello sotto (comunicazione)
- Piano per foto, video e post durante l'evento (comunicazione)
Cosa scrivere nell'email del giorno prima?
Copia e compila, togliendo le righe che non servono al tuo evento:
Oggetto: [Nome evento], domani: orari, indirizzo e cosa portare
Ciao [nome], ti aspettiamo domani, [data].
Orari: apertura [ora], consegna [ora], fine [ora].
Dove: [indirizzo], ingresso da [punto], come arrivare [mezzi]. Online: [link].
Cosa portare: documento, computer e caricatore, [altro].
Cibo: [pasti inclusi], opzioni per [esigenze raccolte all'iscrizione].
Programma e materiali da leggere: [link].
Accessibilità: [ingressi, bagni, chi contattare].
Codice di condotta: [link]. Segnalazioni: [nome, telefono].
Domande: [canale] o [telefono].
A domani, [firma]
Cosa fare il giorno dell'evento?
- Accoglienza e presenze (organizzazione)
- Apertura e presentazione del brief (organizzazione)
- Canali separati per annunci, domande e risorse; risposte uguali per tutti (organizzazione)
- Almeno due turni dei mentor, annunciati in apertura (organizzazione)
- Punto della situazione con i team a metà evento (organizzazione)
- Più persone a rispondere nelle ultime ore prima della consegna (organizzazione)
- Contenuti pubblicati durante l'evento (comunicazione)
- Consegna entro l'orario fissato (organizzazione)
- Valutazione individuale con la scheda, poi discussione (giuria)
- Commento scritto per ogni voto (giuria)
- Premiazione, con un referente e una data di decisione annunciati per ogni proposta che va avanti (organizzazione, giuria)
Aspettati che quasi tutti consegnino a ridosso della scadenza e che anche chi consegna prima modifichi fino all'ultimo. Per questo il supporto deve crescere verso la fine, non calare.
Cosa fare la settimana dopo?
- Riscontro a ogni team sui criteri (giuria, organizzazione)
- Vincitori annunciati entro la data scritta nel regolamento, se la giuria non decide il giorno stesso (comunicazione)
- Attestati o certificati a chi ha consegnato (organizzazione)
- Consegna dei premi (organizzazione)
- Data per decidere se procedere, rivedere o fermarsi, già annunciata alla premiazione, scritta nel calendario del referente (organizzazione)
- Contatto con le persone da incontrare, se l'obiettivo era assumere (organizzazione)
- Ringraziamenti a giuria, mentor e partecipanti (comunicazione)
Il seguito è nella guida dopo l'hackathon.
Cosa fare entro 3 settimane?
- Pagina di recap: numeri, team, cosa ne è uscito; consegne pubblicate solo con il consenso dei team (comunicazione)
- Questionario ai partecipanti (organizzazione)
- Presenze e consegne effettive rispetto al previsto: sono le quote da usare la prossima volta (organizzazione)
- Note per l'edizione successiva: cosa tenere, cosa cambiare (organizzazione)
- Archivio di consegne, schede e commenti (organizzazione)
- Aggiornamento ai partecipanti su cosa è successo alla proposta vincente (comunicazione)
- Bilancio finale: spese effettive per voce rispetto al budget e costo per partecipante, cioè totale diviso presenti (organizzazione)
Cosa aggiungere se l'hackathon è online?
Il formato completo è nella guida all'hackathon online.
- Piattaforma unica per brief, iscrizioni, consegne, annunci e domande (organizzazione)
- Strumenti verificati: conformità al GDPR e numero massimo di persone collegate (organizzazione)
- Prova completa con un utente di test una settimana prima: iscrizione, accesso, consegna (organizzazione)
- Orari scritti con il fuso orario, se i partecipanti sono in paesi diversi (comunicazione)
- Momento per conoscersi in apertura: presentazioni, stanze per i team (organizzazione)
- Turni dei mentor online, con un canale per le domande urgenti (organizzazione)
- Videochiamata di apertura e di premiazione, con link inviato il giorno prima (comunicazione)
- Negli eventi di più settimane, controllo di ammissibilità sulle prime consegne prima della scadenza, così i team correggono in tempo (organizzazione)
- Regola sulle consegne caricate negli ultimi minuti (organizzazione)
Cosa aggiungere se l'hackathon è interno?
- Accordo con i responsabili sulle ore di lavoro dedicate all'evento (organizzazione)
- Consegna dentro l'orario di lavoro, senza notti (organizzazione)
- Annuncio dalla direzione, con il perché dell'evento (comunicazione)
- Cosa succederà ai progetti, scritto prima: imparare, provare un'idea o entrare nel prodotto (comunicazione)
- Team con persone di reparti diversi (organizzazione)
- Verifica delle regole interne su dati e proprietà intellettuale (organizzazione)
- Giudici che possono decidere cosa succede alla proposta vincente (organizzazione, giuria)
- Data in cui l'azienda comunica cosa ha deciso di portare avanti (comunicazione)
Cosa serve il giorno dell'evento in presenza?
- Elenco iscritti stampato e badge (organizzazione)
- Wi-Fi con credenziali scritte in sala, prese e prolunghe (organizzazione)
- Brief e regolamento stampati, oltre che online (organizzazione)
- Schede di valutazione per ogni giudice (giuria)
- Orologio o timer visibile per la consegna (organizzazione)
- Cibo e acqua per tutta la durata, con le esigenze alimentari raccolte all'iscrizione (organizzazione)
- Persona di riferimento per emergenze e segnalazioni (organizzazione)
- Liberatoria per foto e video, se pubblichi immagini dei partecipanti (comunicazione)
Come si accorcia la checklist con MARA?
Su MARA il builder scrive brief, regole, criteri, consegne e calendario a partire da poche righe sul problema. Così le voci delle settimane 7 e 6 diventano una bozza da rivedere invece di un documento da scrivere.
Puoi pubblicare la challenge per la community di studenti MARA, in crescita con le università partner, oppure tenerla chiusa: riservata agli studenti di un ateneo, che entrano con l'email universitaria, o a chi riceve il link privato. Iscrizioni, consegne, annunci e domande stanno nella stessa challenge. Ogni persona che consegna riceve un certificato verificabile da aggiungere a LinkedIn. La valutazione resta della tua giuria: i giudici entrano nel workspace e aggiornano gli stati, e MARA non dà punteggi.
Un esempio reale: H-ACK "Robots in Action" di H-FARM, hackathon di 24 ore dell'11 e 12 aprile 2026, si è svolto interamente su MARA: 157 partecipanti, 30 team, 6 giudici (fonte: articolo di H-FARM College). Leggi il caso.
- 157partecipanti
- 30team
- 6giudici
Domande frequenti.
01Quanto prima bisogna iniziare a organizzare un hackathon?
Per un evento di 24-48 ore conviene partire 6-8 settimane prima. Un hackathon interno con pochi team si prepara anche in 3-4 settimane: comprimi le settimane senza saltare le voci.
02Chi deve occuparsi dell'organizzazione?
Servono almeno tre ruoli: chi organizza e decide, la giuria che valuta, chi comunica. In un evento piccolo una persona può coprire due ruoli, ma la giuria resta separata.
03Quante iscrizioni accettare per un hackathon?
Calcolale a ritroso. In presenza dividi i posti per la quota di iscritti che si è presentata alla tua edizione precedente. Per esempio, con 60 posti e due presenti su tre accetti fino a 90 iscrizioni. Per le consegne dividi quelle che vuoi ricevere per la quota di iscritti che ha consegnato l'ultima volta.
04Cosa fare subito dopo l'hackathon?
Entro una settimana: riscontro a ogni team sui criteri, attestati a chi ha consegnato e, se l'obiettivo era assumere, contatto con le persone da incontrare. Il referente e la data di decisione per ogni proposta che va avanti si annunciano già alla premiazione.
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