Come organizzare un hackathon: la guida passo passo.

Compila la scheda mentre leggi: è il riassunto dell'evento da far approvare. Per convincere la direzione usala con il business case.

Obiettivo:               [una frase] misurato con [numero]
Formato e durata:        [in presenza / online / ibrido / interno], [ore o settimane], [date]
Chi partecipa:           [dipendenti / studenti di (ateneo) / aperto], [posti]
Consegne attese:         [numero], iscritti da accettare: [numero]
Referente del problema:  [nome e ruolo]
Premio:                  [premio], riconoscimento per chi non vince: [cosa]
Giuria:                  [numero] persone, chi decide il seguito: [nome]
Referente del seguito:   [nome], decisione entro il [data]

Scrivi l'obiettivo in una frase prima di tutto il resto. Ogni scelta successiva dipende da qui.

• Trovare idee su un problema reale: il brief deve essere specifico e serve qualcuno in azienda pronto a portare avanti la proposta migliore.
• Conoscere persone da assumere: la consegna deve mostrare come lavora ciascuno, non solo il risultato del team.
• Coinvolgere i dipendenti: conta più la partecipazione dei reparti che la qualità tecnica.
• Far conoscere un marchio agli studenti: conta il rapporto con l'università e la qualità dell'esperienza.

Un hackathon con tre obiettivi insieme di solito li manca tutti e tre. Scegli anche il numero con cui misurare l'obiettivo, per esempio le proposte con un referente dopo 30 giorni.

Prima del brief, porta nel gruppo di lavoro due ruoli:

• Il referente del problema: chi vive il problema ogni giorno. Rilegge il brief, sceglie i dati e, se può, siede in giuria.
• Legale e privacy: chi segue proprietà dei progetti, dati personali e premi. In Italia un premio può rientrare nella disciplina dei concorsi a premio (DPR 430/2001): verifica con un consulente.

Decidi anche se l'evento è aperto a tutti o su invito. Un hackathon aperto richiede più promozione; uno su invito o riservato agli studenti di un ateneo è più facile da gestire. Per l'online leggi la guida all'hackathon online.

Niente notti in bianco. Un evento che va avanti tutta la notte misura la resistenza dei team più della qualità del lavoro. Chiudi la consegna in orario diurno e scrivi nel programma a che ora finisce ogni giornata.

Il brief è il primo documento che i team leggono. Se è vago, le consegne saranno vaghe. Un buon brief contiene:

1. La situazione: chi è l'azienda o l'organizzazione e cosa sta succedendo, con numeri se li hai.
2. Il problema: una domanda precisa. "Come riportiamo gli under 25 a comprare il nostro prodotto con un budget sotto i 10.000 €?" funziona meglio di "Idee per i giovani".
3. I vincoli: budget, tempi, tecnologie, cosa non si può cambiare.
4. I materiali: dati, documenti, accessi che i team possono usare.
5. La consegna: cosa si consegna, in che formato, con quale limite (per esempio una presentazione di 10 slide e un prototipo).

Scrivere un brief completo richiede tempo. Con MARA parti da poche righe sul problema e MARA AI scrive brief, regole, criteri, consegne e calendario in pochi minuti. Poi modifichi tutto tu.

Le regole rispondono alle domande che i partecipanti faranno comunque:

• chi può iscriversi;
• quante persone per team;
• cosa si può usare (codice già scritto, strumenti di AI, dati esterni);
• cosa succede in caso di ritardo;
• chi possiede quello che viene prodotto.

Il modello di regolamento le copre tutte, compresa la regola sull'AI.

I criteri vanno fissati prima e comunicati a tutti. Da tre a cinque bastano. Esempio per un hackathon di business:

Dai ai giudici la stessa scheda e chiedi un breve commento per ogni voto. I team premiano gli eventi in cui capiscono perché hanno vinto o perso. Altre griglie sono nella guida ai criteri di valutazione.

• Dipendenti: annuncio interno, sostegno dei responsabili, tempo di lavoro riconosciuto.
• Studenti: career service, docenti e associazioni studentesche. Un accordo con un ateneo porta iscritti che una campagna da sola non raggiunge. Su MARA puoi anche pubblicare la challenge per la community di studenti MARA, in crescita con le università partner.
• Pubblico aperto: community di settore, meetup, social. Una parte degli iscritti non si presenterà (sezione 7).

Decidi come si formano i team: iscrizione già in team, formazione libera all'inizio o team assegnati da te. In quel caso mescola i profili. Per canali e tempi leggi come promuovere un hackathon.

Parti dalle consegne che vuoi ricevere e calcola gli iscritti a ritroso.

• Presenze. Non tutti gli iscritti a un evento gratuito si presentano. Usa la quota di presenti della tua edizione precedente o di un evento simile nella tua azienda o nel tuo ateneo. Alla prima edizione misurala.
• Consegne. Usa la quota di iscritti che ha consegnato nella tua edizione precedente. Alla prima edizione misurala.

iscrizioni da accettare = posti ÷ quota di chi si presenta
iscritti necessari = consegne volute ÷ quota di chi consegna

Esempio, con valori da sostituire con i tuoi: sala da 60 posti; se l'anno scorso si sono presentati due iscritti su tre, puoi accettare fino a 90 iscrizioni. Online, se l'anno scorso ha consegnato un iscritto su tre e vuoi 30 consegne individuali, ti servono almeno 90 iscritti.

Un evento interno o con un ateneo partner può avere presenze diverse da un evento aperto: tieni separate le quote dei due tipi di evento.

La giuria va da 3 a 7 persone, con almeno una persona che può decidere davvero cosa succede alla proposta vincente. Conferma i giudici prima di aprire le iscrizioni e mandagli brief e criteri prima dell'evento.

Il premio non deve essere per forza in denaro. Funzionano bene uno stage, un colloquio con il team, una giornata in azienda, un budget per sviluppare l'idea. Scrivilo nelle regole fin dall'inizio.

I mentor rispondono alle domande dei team durante l'evento. Bastano due o tre persone che conoscono il problema, con turni chiari. Confermali almeno tre settimane prima dell'evento.

Le voci di spesa sono sempre le stesse; cambiano le cifre:

• Spazio e logistica: sala, connessione, cibo, materiali. Zero se online.
• Premi: denaro, stage, esperienze.
• Promozione: tempo del team, eventuali annunci a pagamento.
• Strumenti: piattaforma per brief, iscrizioni, consegne e valutazione. MARA parte da 67 € al mese con bozze gratis; le agenzie lavorano su preventivo.
• Tempo delle persone: chi scrive il brief, chi organizza, giudici e mentor. È la voce che si sottovaluta di più.

Per un confronto tra piattaforme, agenzie e fai-da-te leggi Piattaforma, agenzia o fai-da-te: confronto.

Il valore dell'evento si vede dopo, ma si prepara prima. Scrivi nella pagina dell'evento se i progetti servono per imparare, per provare un'idea o per entrare nel prodotto. Così i team lo sanno prima di iniziare.

Alla premiazione nomina un referente per ogni proposta che va avanti e annuncia la data in cui si decide se procedere, rivedere o fermarsi. Scrivi subito quella data in calendario.

Entro una settimana:

1. Manda a ogni team un riscontro sui criteri.
2. Dai un attestato a chi ha consegnato. Su MARA ogni persona che consegna riceve un certificato verificabile da aggiungere a LinkedIn (per chi partecipa: hackathon nel CV).
3. Se l'obiettivo era assumere, contatta le persone che vuoi incontrare.

Entro tre settimane pubblica una pagina di recap con numeri, team e risultati. Pubblica le consegne solo con il consenso dei team.

Il resto è nella guida dopo l'hackathon.