Come presentare un hackathon alla direzione: il business case da compilare.

Chi approva cerca cinque risposte: se ne manca una, la proposta torna indietro.

1. Obiettivo: cosa cambia per l'azienda, in una frase e con un numero. "Assumere due junior marketing analyst entro marzo" si può verificare; "fare innovazione" no.
2. Costo: spese in uscita e ore delle persone, IVA esclusa.
3. Rischio: pochi iscritti, dati personali, proprietà del lavoro consegnato.
4. Tempo: quante ore, a chi, in quali settimane.
5. Risultato: cosa misuri e quando si decide se continuare.

Scegli un solo obiettivo. Con tre obiettivi insieme non sai cosa misurare.

Copia il blocco in un documento, sostituisci le parti tra parentesi quadre e cancella le righe che non servono. Una pagina basta, due al massimo.

BUSINESS CASE: [NOME DELLA CHALLENGE]
Proposto da: [nome, ruolo]. Per: [chi approva]. Data: [data]

1. OBIETTIVO
Vogliamo [assumere (n) persone per (ruolo) / raccogliere proposte su
(problema) / coinvolgere (reparti) su (tema)] entro [data].
Lo misuriamo con: [una metrica].

2. COME LO FACCIAMO OGGI
Oggi [annuncio, lettura dei CV e colloqui / riunioni ed email / altro].
Costo di oggi: [ore per ciclo] × [costo orario] + [spese vive] = [importo]
Cosa non funziona: [una frase, con un dato, se c'è].

3. COSA CAMBIA CON UNA CHALLENGE
[Candidati / colleghi / studenti] lavorano per [n] settimane su
[compito] e consegnano [tipo di consegna], [da soli / in team].
Valutano [nomi o ruoli] su [3-5 criteri], fissati prima di pubblicare
e uguali per tutti. Premio: [colloquio / stage / giornata con il team].
Chi consegna riceve un certificato verificabile, anche se non vince,
e [un riscontro individuale].

4. COSTI COMPLETI (IVA esclusa)
Piattaforma: MARA [Launch 67 € / Growth 109 €] al mese × [mesi] = [importo]
  (bozze gratis; nessun costo di pubblicazione né per partecipante)
Premio: [importo, 0 se non in denaro]
Altre spese: [promozione, materiali] = [importo]
Organizzazione: [ore] × [costo orario] = [importo]
Valutazione: [consegne] × [minuti a consegna] × [giudici o valutatori] ÷ 60
  × [costo orario] = [importo]
Altri ruoli: [ore] × [costo orario] = [importo]
Totale: [spese] + [ore del team in euro] = [importo]
Confronto con oggi: [costo di oggi] meno [totale] = [differenza]

5. TEMPO RICHIESTO PER RUOLO
[Nome], organizzazione: [ore] in [settimane]
[Nomi], valutazione: [ore a testa] tra il [data] e il [data]
[Nome], risposte alle domande: [ore a settimana]
[Nome], approvazione: [una riunione di (n) minuti]

6. RISCHI E DATI DEI PARTECIPANTI
Pochi iscritti: obiettivo [n] consegne, quindi circa [n] iscritti.
  Canali: [challenge pubblica per la community di studenti MARA / codice
  dell'università / link privato / altro].
  Se al [data] gli iscritti sono meno di [n]: [rinviamo / altro].
Dati personali: trattiamo [nomi, email, CV, consegne] per [finalità].
  Informativa e base giuridica verificate da [consulente / DPO]
  entro il [data].
Lavoro consegnato: [di chi è, come lo diciamo a chi partecipa],
  testo verificato da [consulente].
Valutazione: decidono le nostre persone; lo strumento non dà punteggi.

7. PIANO IN 4 SETTIMANE
Settimana 1: bozza della challenge, criteri, premio, giuria o valutatori, dati
Settimana 2: pubblicazione e inviti
Settimana 3: challenge in corso, annunci e risposte alle domande
Settimana 4: consegne, valutazione, esiti a tutti i partecipanti

8. COSA MISURIAMO E QUANDO DECIDIAMO
Misuriamo: [iscritti], [consegne], [persone al colloquio / proposte
con un referente], [ore spese rispetto alle previste].
Decisione il [data, fissata prima di partire]: continuare,
cambiare o fermarsi. Decide: [nome].

9. PROSSIMO PASSO
Chiediamo [importo] € + IVA e [ore] ore del team, entro il [data].
Allegato: bozza della challenge [link].

Il piano in 4 settimane vale per una challenge interna o di selezione con un canale già pronto, come i dipendenti, un'università partner o la community di studenti MARA. Un hackathon aperto al pubblico chiede più settimane di promozione: vedi la guida all'hackathon online.

Le spese in uscita sono poche righe: piattaforma, premio, eventuale promozione. Il premio può essere non in denaro: un colloquio, uno stage, una giornata con il team.

Le ore mancano spesso nei business case, perché non arrivano in fattura. Si calcolano così: ore per ruolo moltiplicate per il costo orario interno. Per la valutazione il calcolo è consegne × minuti a consegna × valutatori. I minuti stimali su una consegna di prova: una consegna lunga, come un piano, richiede più tempo di una breve.

Se vuoi mostrare un risparmio, usa solo i tuoi numeri: costo di oggi meno costo con la challenge. Non usare percentuali di ritorno prese da altri casi. Tutte le voci di spesa sono in quanto costa un hackathon.

Esempio con valori di fantasia, non un caso reale. Un'azienda di servizi vuole assumere due junior marketing analyst. Oggi pubblica un annuncio, legge i CV e fa i colloqui. Propone una challenge di selezione di 2 settimane per studenti e neolaureati, che lavorano da soli e consegnano un piano di lancio di 8 slide. Se la challenge è riservata agli studenti di un'università partner, entrano con l'email universitaria. Altrimenti entrano con il link privato che il career service fa girare. Chi consegna riceve un riscontro individuale: su MARA chi organizza può mandarlo a ciascuno.

Il resto del modello, compilato:

• Tempo: HR 12 ore in 4 settimane; tre valutatori poco più di 4 ore a testa nella settimana 4.
• Rischio iscritti: obiettivo 25 consegne. Senza un'edizione precedente, l'azienda stima che consegni un iscritto su quattro: servono circa 100 iscritti. Se a fine settimana 2 sono meno di 70, la consegna slitta di una settimana e il career service fa un secondo invio.
• Dati e lavoro consegnato: informativa e base giuridica verificate dal DPO nella settimana 1. La proprietà del lavoro la fissano le regole della challenge, che chi partecipa vede prima di iscriversi. Chi partecipa tiene certificato e portfolio. Il testo lo rivede il legale.
• Misura: persone portate al colloquio finale (obiettivo 6) e ore effettive rispetto alle 38,5 previste.
• Decisione: 45 giorni dopo la consegna il responsabile marketing decide se ripetere la challenge per il ruolo successivo.
• Confronto con oggi: [ore dell'ultima selezione per lo stesso ruolo] × [costo orario] + [spese per annunci]. Resta da compilare con i numeri della tua azienda.

Se la decisione passa da una riunione, porta cinque slide, una riga ciascuna:

1. Il problema: cosa non funziona oggi, con un numero.
2. La proposta: una challenge di [n] settimane su [compito], valutata dalle nostre persone su criteri fissati prima.
3. Il costo: spese in uscita e ore per ruolo, accanto al costo di oggi.
4. I rischi: partecipazione, dati e proprietà del lavoro, ognuno con la sua risposta.
5. La richiesta: importo, ore, data di approvazione e data in cui si valuta il risultato.

Dopo la quinta slide mostra la bozza della challenge.

"Costa troppo." Separa spese e ore. La spesa in uscita su MARA è l'abbonamento: 67 € al mese con Launch, IVA esclusa, senza costi di pubblicazione né per partecipante. Il premio può essere un colloquio o una giornata con il team. Il resto sono ore: mettile accanto alle ore che il processo di oggi richiede già.

"Non abbiamo tempo." Scrivi le ore per persona e per settimana, non un totale generico. Su MARA brief, regole, criteri e calendario partono da una bozza scritta da MARA AI in pochi minuti, che poi rivedi. La valutazione resta contenuta se fissi prima il numero di finalisti.

"E se non partecipa nessuno?" Calcola gli iscritti a ritroso dalle consegne che ti servono. Se hai un'edizione precedente, usa la sua quota di consegna. Poi scegli canali dove le persone ci sono già: link privato per i dipendenti, codice dell'università per gli studenti di un ateneo partner. Scrivi una soglia minima e una data per decidere se rinviare. Puoi pubblicare la challenge per la community di studenti MARA, in crescita con le università partner, oppure tenerla chiusa: riservata agli studenti di un ateneo, che entrano con l'email universitaria, o a chi riceve il link privato. Una challenge pubblica è visibile alla community di studenti MARA, in aggiunta ai tuoi canali.

"Di chi sono le idee?" La proprietà del lavoro la fissano le regole della challenge, che chi partecipa vede prima di iscriversi. Scrivila con chiarezza prima delle iscrizioni e fai verificare il testo da un consulente. In un hackathon interno contano anche contratto di lavoro e regole aziendali. Chi partecipa tiene il certificato e il portfolio MARA. Le opzioni più comuni sono nel modello di regolamento.

"È legale usare una challenge per selezionare?" Su MARA valutano le tue persone, su criteri fissati prima di pubblicare e uguali per tutti. MARA non dà punteggi, non fa classifiche e non consiglia chi scegliere. Informativa sui dati, base giuridica e obblighi dell'AI Act per chi usa l'AI nella selezione vanno verificati con un consulente. Il quadro è nella guida su AI Act e selezione del personale.

Una metrica per obiettivo, scelta prima di partire:

• Selezione: persone portate al colloquio e assunte, ore spese rispetto al processo di oggi. Su MARA gli stati nella lista dei candidati li impostano le tue persone e si esportano in Excel.
• Hackathon interno: proposte che alla data della decisione hanno un referente e risorse.
• Business game o università: consegne per corso o ateneo e persone che contatti dopo.

Fissa anche la data della decisione. Alla premiazione nomina un referente per ogni idea che va avanti e scegli la data della verifica, con tre esiti possibili: procedere, rivedere, fermare. Cosa fare dopo la premiazione è nella guida dopo l'hackathon.

• La bozza della challenge, scritta gratis nel builder di MARA.
• Un'email di accompagnamento. Le email pronte sono quattro: HR alla direzione, manager a HR, azienda al career service di un'università, organizzatore ai colleghi che faranno da valutatori.
• Un caso pubblico. H-ACK "Robots in Action" di H-FARM, hackathon di 24 ore dell'11 e 12 aprile 2026, si è svolto interamente su MARA: 157 partecipanti, 30 team, 6 giudici (fonte: articolo di H-FARM College). Leggi il caso.

Per capire come funziona la piattaforma, torna alla home.

• H-FARM College, "Oltre il CV: MARA, la piattaforma nata dalle challenge di H-FARM College" (numeri di H-ACK). college.h-farm.com