Quanto costa un hackathon: il budget voce per voce.

1. Spazio e logistica: sala, connessione, prese, pulizie, sicurezza, eventuale pernottamento per un evento di 48 ore. Zero se l'evento è online.
2. Cibo e bevande: pasti, pause, colazioni. Cresce con il numero di partecipanti e con le ore di evento.
3. Premi: denaro, buoni, stage, colloqui, esperienze. Il valore lo decidi tu.
4. Promozione: tempo di chi comunica, materiali grafici, eventuali annunci a pagamento. Per un hackathon interno bastano i canali aziendali.
5. Strumenti: la piattaforma dove pubblichi il brief, raccogli iscrizioni e consegne, rispondi alle domande e fai valutare le consegne alla giuria.
6. Tempo delle persone: chi scrive il brief, chi organizza, i giudici, i mentor. Si calcola in ore moltiplicate per il costo orario interno.

Aggiungi una riga per gli imprevisti: un margine che decidi tu in base a quanto sono certi i preventivi.

Sugli strumenti cambia soprattutto il modo di pagare. Gli strumenti per un singolo evento si pagano a evento. Altre piattaforme si pagano in abbonamento, le piattaforme enterprise su preventivo dopo una demo. Chiedi sempre cosa è compreso: iscrizioni, consegne, valutazione, assistenza.

Tre voci mancano spesso dal primo budget, anche negli eventi piccoli:

• Accessi e crediti per i partecipanti: licenze, crediti cloud o API, se il tema li richiede.
• Workshop e turni di ricevimento: le ore di chi spiega strumenti e dati ai team.
• Verifica legale e fiscale dei premi in denaro: in Italia chiedi a un consulente se si applica la disciplina dei concorsi a premio (DPR 430/2001). Chiedi anche come trattare i premi sul piano fiscale.

È la voce che non arriva in fattura, quindi spesso manca dal budget. Elenca i ruoli e stima le ore di ciascuno:

• Organizzazione: obiettivo, brief, regolamento, contatti con giuria e mentor, logistica, seguito.
• Giuria: lettura del brief e dei criteri, valutazione delle consegne, discussione finale, commenti ai team.
• Mentor: turni durante l'evento e risposte alle domande.
• Comunicazione: promozione, contenuti durante l'evento, racconto finale.
• Partecipanti interni: in un hackathon per dipendenti, le ore che passano sull'evento.

Poi moltiplica le ore per il costo orario interno di ogni ruolo. Se i giudici sono esterni, aggiungi eventuali compensi o rimborsi. Il risultato ti dice anche dove conviene risparmiare: un brief scritto bene riduce le ore di organizzazione e di mentor.

Due passaggi richiedono tempo: la verifica di ammissibilità (la consegna rispetta formato e regole?) e la valutazione dei giudici. La formula è minuti × consegne × giudici. I minuti li misuri tu: cronometra una valutazione di prova prima dell'evento e correggi il dato dopo la prima edizione.

Esempio, con valori da sostituire con i tuoi: 100 consegne, 5 giudici, 4 minuti per la verifica e 8 minuti a consegna per ogni giudice.

Per questo conviene una scrematura prima della giuria completa e una finestra di qualche giorno per valutare. Quasi tutti consegnano all'ultimo, quindi la verifica si concentra dopo la chiusura. MARA non dà punteggi: questo tempo resta alle tue persone.

Le cifre sugli hackathon che trovi online vengono quasi sempre da aziende che vendono l'organizzazione di eventi, e includono il loro servizio: non sono una media di mercato. Per il tuo budget conta la somma delle tue voci. Se chiedi un preventivo, controlla:

• Cosa è compreso: brief, promozione, piattaforma, giuria, mentor, premi, logistica.
• Come si paga: a evento, a partecipante o in abbonamento.
• Quanto lavoro resta a te: le ore del referente del problema e dei giudici interni restano comunque in azienda.
• Cosa ti resta dopo l'evento: consegne, dati degli iscritti e materiali. Chiedi anche chi ne è titolare.

Se organizzi da solo con una piattaforma che usi direttamente, il servizio dell'agenzia non c'è: paghi le spese vive e il tuo tempo.

Nell'hackathon interno c'è una voce in più che non vedi in fattura: le ore che i dipendenti passano sull'evento invece che sul lavoro ordinario. Mettila a budget, così nessuno la scopre dopo. Per un evento a distanza leggi la guida all'hackathon online.

Esempio, non preventivo. Due scenari costruiti solo con le voci di costo. Le cifre scritte sono quelle certe: zero dove la voce non esiste e il prezzo pubblico di MARA. Le altre caselle sono da riempire con i tuoi preventivi.

Lo scenario A mostra il punto: con un formato online e un premio non in denaro, l'unica spesa in uscita certa è la piattaforma. Il resto è tempo interno.

Usa l'ultima riga per confrontare due edizioni: chiudi il bilancio con costo totale e costo per partecipante. Dividi per i presenti, non per gli iscritti.

Più premi danno a più team una ragione per arrivare alla consegna, anche quando il primo posto sembra già deciso. Esempio, con un montepremi di 3.000 € da sostituire con il tuo:

Cambia pure le quote: conta che siano scritte nel regolamento prima di pubblicare.

Su MARA ogni persona che consegna riceve un certificato verificabile e un portfolio del lavoro fatto, anche se non vince. Idee per premi non in denaro nella guida ai premi per un hackathon.

MARA è un software, non un'agenzia. I prezzi sono pubblici e paghi l'abbonamento solo quando una challenge è online:

IVA esclusa. Nessun costo di pubblicazione né per partecipante. Chi partecipa non paga mai.

Il builder abbassa la voce "tempo delle persone" nella fase di preparazione. Descrivi il problema in poche righe: MARA AI fa qualche domanda, propone due direzioni e scrive storia, brief, regole, criteri di valutazione, consegne e calendario. La prima bozza arriva in pochi minuti e la modifichi tu. Durante l'evento iscrizioni, consegne, annunci e domande stanno in un unico posto.

Per un confronto con altre piattaforme, agenzie e fai-da-te leggi Piattaforma, agenzia o fai-da-te: confronto.

• Scegli il formato online quando i partecipanti studiano o lavorano: elimini sala e cibo.
• Calcola gli iscritti a ritroso dalle consegne che la giuria può valutare. Parti dalle consegne che vuoi e dividi per la quota di iscritti che consegna, presa dalla tua edizione precedente. Promuovere oltre il necessario costa senza servire.
• Usa premi non in denaro: un colloquio, uno stage, una giornata con il team, o un premio legato ai valori aziendali, per esempio all'idea più audace.
• Usa quello che hai già: sale aziendali, la newsletter esistente, colleghi che conoscono il problema come mentor.
• Scrivi un brief preciso: meno domande durante l'evento, meno ore dei mentor.
• Dai alla giuria una scheda unica con i criteri di valutazione: la valutazione richiede meno discussione.
• Parti da un regolamento già strutturato e fallo verificare, invece di scriverlo da zero.

Per mettere in fila tutte le attività usa la checklist settimana per settimana. Per il percorso completo, con obiettivo, formato, giuria e seguito, leggi la guida per organizzare un hackathon. Per far approvare la spesa c'è il modello di business case; gli altri modelli sono tra le risorse gratuite.