Come promuovere un hackathon e raccogliere le iscrizioni.

Parti dalle consegne che vuoi e calcola a ritroso gli iscritti: quel numero dice quanto promuovere. Le consegne che vuoi sono quelle che la tua giuria riesce a leggere.

Per la quota di iscritti che consegna usa quella della tua edizione precedente o, alla prima edizione, un'ipotesi da misurare. Per un evento in presenza vale lo stesso con le presenze: usa la quota di iscritti che si è presentata l'ultima volta e accetta più iscrizioni dei posti che hai.

Calcolatore da copiare. Compila l'ultima colonna. Gli esempi usano quote ipotetiche, non dati: sostituiscile con le tue.

Conta tutto nella stessa unità: se si consegna in team, conta in team sia le consegne sia gli iscritti. Non applicare la quota E alla riga C: la quota B parte già da tutti gli iscritti, presenti o no.

Quelli dove il tuo pubblico c'è già: università e reti fanno arrivare il messaggio a persone che da solo non raggiungeresti. In Italia:

Tre regole per i messaggi:

• Prima cosa si fa, poi il premio. Di' cosa si costruisce e cosa si impara. Tieni corto il modulo di iscrizione.
• Un solo hashtag e testate piccole. Meglio le testate di nicchia dei grandi media: in Italia, newsletter di ateneo e siti di settore locali.
• Con i dipendenti, il tempo. I colleghi temono di restare indietro sul lavoro: la direzione deve dire che quelle ore sono riconosciute.

Evita festività, esami e grandi eventi di settore.

• Sessioni d'esame: di solito gennaio-febbraio, giugno-luglio e settembre, ma controlla il calendario dell'ateneo.
• Agosto: molte aziende e università chiudono. Niente promozione, niente consegne.
• Festività e ponti: Natale ed Epifania, Pasqua, 25 aprile, 1° maggio, 2 giugno, 1° novembre, 8 dicembre.
• Dipendenti: primavera o inizio autunno, lontano da festività e rilasci.

Per gli studenti restano di solito libere le settimane da metà ottobre a fine novembre e da metà marzo a metà maggio, tolti Pasqua e ponti.

Con una contropartita. Ai partner che esitano offri un posto in giuria, il logo o una categoria di premio.

È un esempio: copia la tabella e sostituisci tempi e nomi con i tuoi.

Scrivi la soglia minima di iscritti e la data per decidere già 6 settimane prima, nella prima riga del piano. Chiudi le iscrizioni 2 settimane prima dell'evento, perché serve tempo per formare i team e mandare i materiali. Basta 1 settimana solo se i team sono già formati. Per un hackathon online pubblico prevedi anche un periodo di sole iscrizioni prima che si aprano le consegne. Le altre attività sono nella checklist.

Una pagina di FAQ, pubblicata prima degli inviti. Chi si iscrive ha paure precise: un'email che non arriva, per esempio, viene letta come un'esclusione.

• Challenge pubblica. È visibile alla community di studenti MARA, in crescita con le università partner, e si somma ai tuoi canali.
• Link privato. Lo mandi tu a chi vuoi coinvolgere: email, newsletter interna, intranet. Entra chiunque abbia il link, quindi non pubblicarlo dove lo vedono tutti.
• Riservata a un ateneo. Gli studenti entrano con l'email universitaria. Se pubblichi per un ateneo partner, l'università ti dà un codice: con quel codice pubblichi la challenge per i suoi studenti.

Si partecipa da soli o in team, come stabiliscono le regole che scrivi tu. Le tue persone valutano e decidono: MARA non seleziona e non classifica. Per scegliere lo strumento leggi il confronto tra piattaforma, agenzia e fai-da-te. Chi partecipa non paga e non c'è un costo per partecipante. Torna alla home.