Giuria di un hackathon: chi invitare e come lavora.

Dipende da quante consegne arrivano e da quanto tempo può dare ogni giudice. Scegli profili diversi, e persone tecniche se l'evento è tecnico. Poi tre regole pratiche: dimensiona la giuria sul numero di consegne, prevedi uno o due giudici di riserva, scegli un numero dispari per ridurre i pareggi.

Un esempio di composizione per formato, da adattare ai tuoi numeri:

• Chi decide il seguito. Il responsabile che assume, il dirigente con il budget, il referente del problema. Se nessuno in giuria può decidere, il premio resta una promessa.
• Chi conosce il tema. Una o due persone che sanno distinguere una proposta fattibile da una che lo sembra soltanto.
• Persone con tempo, prima che con un nome. Conta più il tempo che un giudice può dare della sua notorietà. Un nome noto che legge tre consegne su trenta crea più problemi di quanti ne risolva.
• Un dirigente, negli eventi interni. Un dirigente in giuria fa capire ai colleghi che l'azienda prende sul serio i risultati, e aiuta le iscrizioni.
• Un partner. Offri un posto in giuria ai partner che esitano: per loro è visibilità, per te è un canale di promozione. Vedi come promuovere un hackathon.

Non mettere in giuria chi ha fatto da mentor a un team durante l'evento: conosce già una consegna meglio delle altre.

Presto e con un impegno preciso. Conferma i giudici prima di aprire le iscrizioni, così puoi presentarli nella promozione, e blocca subito le loro agende. I mentor confermali almeno tre settimane prima dell'evento. Nell'invito scrivi le ore, non "un po' del tuo tempo": il calcolo è più sotto, in "Quanto tempo serve a ogni giudice?".

Lettera di invito al giudice (copia e compila):

Oggetto: Giuria di [nome evento], [date]: circa [ore] ore

Ciao [nome],
il [date] organizziamo [nome evento], [formato] per [chi partecipa].
Il problema: [una frase].
Ti chiediamo di entrare in giuria perché [ruolo o competenza].

Cosa ti chiediamo:
- riunione sui criteri il [data], [durata];
- valutazione di [numero] consegne tra il [data] e il [data];
- premiazione il [data], [luogo o link].

Brief, criteri e scheda ti arrivano entro il [data].
Se conosci qualcuno che partecipa, diccelo prima.
Per te: [visibilità, logo, premio di categoria, incontro con i team].

Ci rispondi entro il [data]?
[firma]

Prima della valutazione fai una riunione sui criteri, perché tutti li applichino allo stesso modo. In un'ora puoi coprire sei punti:

1. Il problema, spiegato da chi lo porta: cosa serve davvero all'azienda o all'ateneo.
2. Criteri, pesi e scala, letti insieme sulla scheda.
3. Calibrazione su una consegna di prova, prima del voto: ognuno valuta da solo la stessa consegna, poi si confrontano i voti. I passi sono nella guida ai criteri. Cronometra quanto ci mette ognuno: è il tuo dato sui minuti a consegna.
4. Conflitti di interesse, dichiarati per iscritto.
5. Regola per i pareggi, già scritta nel regolamento.
6. Date: quando si vota, quando si discute, quando escono i risultati. Manda promemoria: tra altri impegni, la valutazione finisce in fondo alla lista.

Se c'è una presentazione finale, dai a tutti i team la stessa scaletta insieme al brief. Così la giuria confronta le demo punto per punto, sugli stessi elementi. I sei punti:

1. Problema: cosa ha capito il team, e per chi.
2. Approccio: cosa ha scelto di fare e perché, con l'alternativa scartata.
3. Cosa fa davvero: la demo di quello che funziona oggi, non di quello che farà.
4. Prove: dati, test o riscontri che sostengono la proposta.
5. Limiti: cosa manca e cosa non è stato possibile verificare.
6. Prossimo passo: cosa serve per andare avanti, e chi lo fa.

Stesso tempo per tutti, con un cronometro visibile. Chiedi ai team di caricare la consegna su MARA prima della demo: la giuria guarda prima il lavoro consegnato, poi la presentazione. Le risposte ufficiali, per esempio su tempi e formato, escono solo negli annunci e nelle domande e risposte della challenge, visibili a tutti.

I minuti a consegna dipendono dal lavoro: un piano di dieci pagine richiede più tempo di una demo breve. Usa i minuti misurati nella calibrazione. La formula:

ore per giudice = consegne che legge × minuti a consegna ÷ 60

Negli eventi grandi conviene assegnare ogni consegna a più giudici, non tutti su tutte. Esempio con valori da sostituire, lo stesso della guida ai criteri: 100 consegne, 5 giudici, 8 minuti a consegna, 20 finalisti.

Con due giri ogni giudice lavora circa 8 ore invece di 13, e ogni consegna viene letta da almeno due persone. Aggiungi la riunione sui criteri e la discussione finale. Scrivi nel regolamento quanti finalisti passano e come si scelgono, per esempio la media dei due voti del primo giro.

Un giudice dichiara un conflitto se conosce da vicino qualcuno che partecipa:

• parente, partner o amico stretto;
• collega diretto o responsabile, in un hackathon interno;
• relatore di tesi o tutor, in un hackathon universitario;
• mentor di quel team durante l'evento.

La dichiarazione si fa prima di vedere le consegne. Chi è in conflitto non vota quella consegna: la valuta un giudice di riserva oppure conta la media degli altri. Il modello di regolamento esclude già giudici e familiari dalla partecipazione.

Per i pareggi decidi la regola prima, per esempio il voto più alto nel criterio che pesa di più e poi il presidente di giuria. Un numero dispari di giudici riduce i casi.

Una griglia pubblicata non basta: chi ha lavorato per giorni vuole sapere come è stato valutato e avere la prova che il suo lavoro è stato letto.

• Un commento per ogni voto. Due righe scritte durante la valutazione diventano il riscontro al team.
• Data dei risultati annunciata prima e rispettata.
• Stesso messaggio a tutti, nello stesso momento. Chi non passa deve saperlo quando lo sanno i vincitori.

Una scheda per ogni consegna. Usa i criteri e i pesi del tuo regolamento.

Giudice: [nome] · Consegna: [team o codice] · Conflitto di interesse: [no / sì, non voto] · Data: [data]

Domanda da fare al team in finale: [facoltativa] · Proposta per la finale: [sì / no]

Su MARA i criteri fanno parte della challenge. MARA AI li propone con brief, regole, consegne e calendario e tu li modifichi. Dopo la pubblicazione sono fissati e uguali per tutti. Valutano le tue persone: MARA non dà punteggi, non fa classifiche e non consiglia chi scegliere.

Le consegne arrivano in un unico posto. I giudici entrano nel workspace della challenge, vedono le consegne e aggiornano gli stati nella lista dei partecipanti. Se serve, esporti tutto in Excel o ZIP. Con gli annunci comunichi a tutti date e risultati nello stesso momento. A chi ha consegnato puoi mandare un riscontro individuale. Ogni persona che consegna riceve un certificato verificabile e un portfolio con il lavoro fatto, anche se non vince. Il caso completo di H-ACK è qui. Il percorso intero è nella guida per organizzare un hackathon. Torna alla home.

• H-FARM College, "Oltre il CV: MARA, la piattaforma nata dalle challenge di H-FARM College" (numeri di H-ACK). college.h-farm.com